Het project CoP vindt de bescherming van privacy van groot belang. Wij stellen dan ook alles in het werk om jouw privacy te beschermen en tegelijkertijd ons onderwijs aan zowel VISTA college als in de praktijk op Chemelot Campus zo persoonlijk mogelijk te maken. Het project CoP maakt daarbij gebruik van het privacyreglement van de penvoerder VISTA college.
VISTA college geeft daarin aan dat zij de persoonsgegevens van al haar (aankomende) studenten verwerkt in haar organisatiesystemen. VISTA college en dus ook CoP vinden een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en houden zich aan de wetgeving hierover. In dit privacy statement leggen wij graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van onze (aankomende) studenten omgaan.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
VISTA college verwerkt persoonsgegevens om haar verplichtingen als onderwijsinstelling na te komen. Zo hebben wij bijvoorbeeld gegevens nodig om je aan te melden als student op onze school, om je studievoortgang bij te houden, je te begeleiden en om je in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplichtambtenaren.
Ook verwerken wij gegevens van (aankomende) studenten voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst, die we afsluiten met jou (en je ouders, als je nog geen 18 jaar bent). Verder verwerken wij persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen.
Gegevens die niet aan het bovenstaande voldoen, zullen wij alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd, dan kunt je die toestemming op elk moment intrekken of alsnog/opnieuw geven.
Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van jouzelf hebben gekregen bijvoorbeeld bij je inschrijving voor een opleiding. Sommige gegevens krijgen wij van anderen, zoals bijvoorbeeld de onderwijsinstelling waarbij jij eerder ingeschreven stond. De verstrekking van deze gegevens is een voorwaarde om je als student in te kunnen schrijven bij VISTA college.
Van onze (aankomende) studenten verwerken wij de volgende gegevens:
- Voor- en achternaam
- Geboortedatum men geslacht
- Adresgegevens
- Studentnummer
- Burgerservicenummer
- Nationaliteit en geboorteplaats
- Gegevens ouders en voogd
- Gegevens over studievoortgang (waaronder examinering, trajectvoortgang, begeleiding, aanwezigheidsregistratie, klas, leerjaar en opleiding)
- Gegevens over VISTA college zoals roosters, leermiddelenlijsten, docenten en mentoren
- Financiële gegeven
- Beeldmateriaal in het kader van veiligheid
- Eventueel medische gegevens als je dat op eigen verzoek en met je uitdrukkelijke toestemming prettig vindt. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen of dat we hiermee waar mogelijk rekening kunnen houden bij je studie
Hoe gaan wij om met jouw gegevens?
Wij bewaren zo min mogelijk gegevens en alleen die gegevens die noodzakelijk zijn om onze rechten en plichten als ROC na te kunnen komen. Dit betekent ook dat we de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze privacyverklaring noemen.
In een aantal gevallen zijn wij wettelijk verplicht gegevens van jou te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverbanden en de accountant.
Soms hebben wij commerciële partijen nodig om ons te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om studenten in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van VISTA college. Met deze organisaties sluiten we zogenaamde verwerkersovereenkomsten af, waarin is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Ook hierin handelt VISTA college uiterst zorgvuldig om jouw en onze belangen goed te behartigen en jouw en onze privacy te beschermen.
Wij zullen de gegevens van jou niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij je gegevens nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden veilig bewaard en alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werk, kunnen bij die gegevens. We hebben hiertoe beveiligingsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal of ongeautoriseerde toegang. Wij slaan jouw persoonlijke gegevens op in een beveiligde database. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn.
Welke rechten heb jij?
Jouw rechten (en die van jouw ouders indien jij jonger dan 16 jaar bent) zijn in de wet vastgelegd. Jij kan op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat je altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van jou verwerken. Je kunt ook een verzoek indienen om gegevens te wijzigen, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van VISTA college. Je hebt altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als je ons verzoekt om gegevens te beperken of te wissen, beoordelen wij of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens toch te bewaren.
Tevens heb je het recht om te vragen om de gegevens, die wij van jou verwerken en wij van jou hebben ontvangen, aan jou over te dragen of op jouw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
Als je het niet eens bent met hoe wij omgaan met jouw gegevens, dan kunt je altijd opheldering vragen bij onze Functionaris Gegevensbescherming. Indien je probleem volgens jou niet goed wordt opgelost, dan kun je dat uiteindelijk melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
VISTA college neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
Hoe zijn we te bereiken?
Contactgegevens
VISTA college: Sibemaweg 20, 6224 DC Maastricht
Functionaris voor Gegevensbescherming: Dhr. P. Ros
bereikbaar via ibp@leeuwenborgh.nl
Meer informatie over privacy kun je ook vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
